Categories
Informasi Japan Japan Experiences

Tahap-tahap mendaftar Hoikuen ( Day Care ) di jepang

Pendaftaran Hoikuen (Day Care) diterima

Tanggal 6 februari lalu saya baru saja dapat surat cinta dari shiyakusho ( 市役所) atau city hall ,yang mengabarkan bahwa anak saya bisa diterima untuk ” bersekolah ” di day care terhitung mulai April 2020 .Nah berikut saya akan mengulas bagaimana cara mendaftar hoikuen dijepang .

Karena masa cuti ” mengurus anak ” saya sudah akan selesai dan genap satu tahun ,saya harus kembali meng-kontribusikan diri saya kembali kepada perusahaan ,yaitu bekerja .

Karena saya dan suami sama-sama bekerja ,mau tidak mau saya harus “menyekolahkan” anak saya di day care ,sampai kami pulang kerja .

Kapan pendaftaran hoikuen dibuka ?

Jadi Hoikuen ( 保育園) ini umumnya akan di buka setiap satu tahun sekali yaitu pada tahun ajaran baru yang mana akan dibuka pada bulan April setiap tahun nya ,lalu kapan mulai pendaftaran nya ?

Untuk yang akan mengikuti tahun ajaran baru pada bulan april ,shiyakusho akan membuka pendaftaran dari bulan oktober-desember .

Hoikuen ini umumnya bisa menerima anak usia 0-5 tahun ,namun beberapa hoikuen hanya bisa menerima 6 bulan – 2 tahun .

Lalu bagaimana kalau si kecil ingin dimasukan pada bulan selain april ,atau bukan bulan ajaran baru ?

Sebenarnya bisa saja mendaftar kapan pun sesuai keinginan namun ada yang namanya ” daftar tunggu”  jadi kita bisa mendaftar kapan saja ,dan bisa masuk kapan saja sesuai dengan usia anak saat itu dan pastinya kita harus mau menunggu sampai hoikuen yang kita inginkan kosong atau bisa terisi ,itu yang dinamakan daftar tunggu ,karena saya tidak mengikuti pendaftaran di ” daftar tunggu ” saya akan skipp bagian ini ya .

Saya mendaftar si kecil di hoikuen pada bulan 10 di shiyakusho ,setelah pihak shiyakusho menganjurkan saya untuk lebih baik mensurvei dan tanya-tanya dulu hoikuen yang akan saya pilih ,saya pun pergi ke tempat di mana hoikuen pilihan saya dan abi nya si kecil .

Tempat hoikuen pilihan kami ada di 2 tempat ,yaitu yang dekat dari rumah berjarak sekitar 500 meter ,dan yang kedua adalah yang dekat dengan kantor saya dengan jarak ±1 km .

Di formulir pendaftaran tercantum pilihan ke-1 dan ke-2 sampai ke-15 dan menurut pihak shiyakusho ,pilihan ke-1 adalah yang paling di prioritaskan ,lantas yang paling dekat dengan rumah kami ,saya tuliskan pada kolom pilihan ke-1 .

Cara mendaftar hoikuen dojepang dengan Survey hoikuen pilihan

Saya bersama si kecil mensurvei tempat yang nantinya akan di tempati si kecil.

Cara mendaftar hoikuen dijepang

Gambar di atas adalah hoikuen pilihan kami dan sudah di pastikan si kecil akan masuk di hoikuen tersebut atas restu dari pihak shiyakusho .

Ohh iyaa ,karena saya memilih hoikuen negeri ,jadi segala hal yang bersangkutan dengan pendaftaran sampai keputusan final semua di tangani oleh pihak shiyakusho ,pihak hoikuen itu sendiri hanya sebagai pihak ke-3 yang tidak mencampuri urusan di terima atau tidak nya seorang anak di hoikuen tersebut .

Biaya hoikuen negeri dan swasta

Karena hoikuen negeri biaya nya sangat terjangkau ,maka saya sarankan lebih baik daftarkan si kecil pada hoikuen negeri saja ,mengingat hoikuen swasta memakan biaya yang tidak murah menurut saya ,di dekat tempat saya hoikuen swasta biaya per-bulan nya sebesar 37.500 yen ,atau sekitar Rp 4.687.500 (kurs 125 yen exclude makan dan  kudapan) bahkan ada yang sampai 50.000 yen/bulan ,mahal bukan ?

Dokumen pendaftaran Hoikuen

Setelah kita mensurvei dan tanya-tanya, pihak hoikuen akan memberikan :

1. formulir pendaftaran ( 保育給付認定申請書 hoikukyuufuninteishinseisho)

2. brosur dan buku petunjuk (保育所のご利用のご案内 hoikusho no goriyounogoannai) beserta tata cara pengisian .

Atau dokumen tersebut bisa juga kita dapatkan langsung dari shiyakusho .

Cara mendaftar hoikuen dijepang

Karena alasan saya mendaftarkan si kecil ke hoikuen adalah karena saya dan suami sama-sama harus bekerja ,maka saya dan suami harus menyerahkan surat keterangan bekerja atau 就労証明書 (shuuroushoumeisho) yang nanti nya harus di isi oleh pihak kantor tempat dimana kita bekerja ,seperti dibawah .

Cara mendaftar hoikuen dijepang

Setelah shuuroushoumeisho diserahkan ke pihak kantor ,biasanya pihak kantor membutuhkan waktu sekitar 1 minggu untuk menyelesaikan document tersebut.

Lain hal dengan alasan lain ,pendaftar harus menunjukan document sebagai bukti penunjang bahwa si kecil layak di daftarkan ke hoikuen.

Peraturan agar anak bisa dititipkan di hoikuen

Namun meskipun bekerja ,ayah dan ibu harus lah yang memang bekerja lebih dari 64 jam/bulan ,kurang dari itu pihak shiyakusho akan menolak permintaan kita untuk mendaftarkan si kecil ke hoikuen .

Lantas bagaimana apabila saat ini salah satu dari ibu atau ayah bukan seorang pekerja namun ingin mendaftarkan si kecil karena ayah/ibu ingin mencari pekerjaan ? ,cukup katakan pada pihak shiyakusho bahwa kita sedang mencari pekerjaan dan tidak ada yang menjaga si kecil dirumah ,sebutkan pekerjaan apa ,dimana dan sudah di tahap mana ,dengan demikian pihak shiyakusho akan merestui pendaftaran kita ,namun hanya sampai 90 hari saja ,apabila sudah mendapat pekerjaan dan  ingin si kecil lebih lama dari waktu yang di tentukan pihak shiyakusho tersebut ,ayah/ibu di sarankan untuk berkonsultasi dengan pihak shiyakusho maupun pihak hoikuen .

Cara mendaftar hoikuen dijepang Mengajukan makanan halal di hoikuen

Ohhh iyaaa ,pada saat mensurvei dan tanya-tanya pada pihak hoikuen ,bagi yang muslim ,ada baiknya memberitahu pada mereka bahwa si kecil tidak bisa makan-makanan seperti daging babi ,mirin ,alkohol dan bahan-bahan makanan yang dilarang oleh muslim ,supaya nantinya mereka akan menghormati hal tersebut ,atau apabila mereka tidak mampu memenuhi keinginan kita ,katakanlah bahwa kita akan membawa bekal sendiri dari rumah untuk makan siang dan camilan si kecil ,supaya lebih aman .

Hoikuen pilihan saya sendiri sebenarnya tidak memasukkan unsur daging babi ,mirin atau daging yang tidak disembelih dengan cara islam ,namun rata-rata mereka memasukkan shouyu atau kecap asin di setiap hari menu nya ,oleh sebab itu saya memutuskan untuk membawa bekal dan camilan sendiri dari rumah setiap hari ,dan nanti nya biaya makan dan camilan si kecil di gratiskan karena saya membawa sendiri dari rumah .

Proses wawancara saat mendaftar di Hoikuen

Setelah formulir pendaftaran di isi dan surat keterangan bekerja pun sudah rampung oleh pihak kantor ,tahap selanjutnya adalah sesi wawancara dengan pihak shiyakusho atau 面接 (mensetsu), dan mensetsu akan di laksanakan pada hoikuen pilihan ke-1 yang kita tulis pada formulir pendaftaran .waktu pelaksanaan nya bisa kita dapatkan pada saat kita mensurvei hoikuen pilihan ke-1 .

Persyaratan cara mendaftar anak di Hoikuen Jepang

Selain formulir pendaftaran ,dan surat keterangan bekerja ,kita pun di haruskan membawa bukti identitas diri ayah ,ibu dan si kecil ,seperti passport ,zairyuu card ,dan my number .

Document di atas hanya untuk memastikan bahwa kita adalah warga negara asing yang legal dengan memiliki izin yang tidak melanggar hukum .setelahnya document tersebut di kembalikan lagi kepada kita .

adapun isi dari mensetsu itu sendiri adalah :

1. Apakah bisa berbahasa jepang ? Mungkin karena si kecil akan banyak berkomunikasi dengan menggunakan bahasa jepang maka orang tua nya pun harus bisa berbahasa jepang ,saya pernah dengar pengalaman dari seorang teman yang memiliki anak usia 3 tahun dan ingin di daftarkan ke hoikuen ,karena anak tersebut tidak bisa berkomunikasi menggunakan bahasa jepang ,maka pendaftaran nya di tolak sepihak oleh pihak shiyakusho karena di anggap tidak dapat berkomunikasi di lingkungan nya kelak .

2. Apakah ada penyakit/memiliki riwayat penyakit yang menular/berbahaya ?

3. Apakah memiliki alergi ?

4. Apakah rutin melakukan vaksin ?

Dan pertanyaan-pertanyaan seputar pekerjaan dan keseharian kita sebagai orang tua dan keseharian si kecil .

setelah di rasa cukup ,lalu kita hanya tinggal menunggu keputusan via surat pos .

Berapa lama Hasil keputusan penerimaan hoikuen ?

Pendaftaran saya lakukan pada bulan oktober 2019 ,mensetsu dilaksanakan pada tanggal 5 november 2019 dan surat keputusan saya dapatkan pada tanggal 6 februari 2020 ,dan dengan keputusan yang membuat saya lega, karena selain hoikuen tersebut berada tidak jauh dari rumah yang memudahkan kami untuk saling bergantian mengantar dan menjemput si kecil ,hoikuen tersebut juga memiliki faslitas yang baik ,tempat bermain yang luas ,kegiatan tahunan yang menyenangkan seperti melihat bunga sakura ,berenang  ,pergi ke taman ,dan rekreasi lain nya yang pasti akan membuat si kecil senang dengan kegiatan tersebut .dan saya akan menunggu dimana si kecil akan bercerita banyak tentang keseharian nya di sekolah  bersama teman-teman nya ,ganbatte ne 🙂 

Di dalam surat keputusan tersebut berisi surat :

利用決定通知 (riyouketteitsuuchi) Pemberitahuan bahwa kita di terima di hoikuen pilihan kita.

教育.保育所給付認定通知 (kyouiku. hoikushokyuufuninteitsuuchi) Berisi tentang nomor identitas si kecil ,dan type dari hoikuen ,karena alasan saya dan suami mendaftarkan si kecil karena kami berdua pekerja maka type hoikuen yang kami dapat dari shiyakusho adalah type 保育標準時間 (hoikuhyoujyunjikan) yang adalah 120時間以上の就労 ( 120 jikan ijyounoshuurou) atau type hoikuen yang mana kami bekerja lebih dari 120 jam setiap bulan nya oleh sebab itu si kecil boleh dititipkan di hoikuen 11 jam/hari nya.

Cara mendaftar hoikuen dijepang

dan masih banyak lagi type lain tergantung dari alasan yang kita ajukan saat pendaftaran .

Pendaftaran ulang setelah diterima Hoikuen

Selain document di atas surat untuk segera melakukan pendaftaran ulang pada hoikuen yang kita pilih ada juga dokumen yang terlampir seperti :

1. formulir pembelian seragam

2. formulir pembayaran otomatis

Ohh iyaa untuk biaya ,tergantung dari 市民税 ( shiminzei) kita yaa ,adapun rincian nya bisa lihat dibawah :

Kalau saya sendiri akan di bebankan biaya  sebesar ¥28.500 ,diluar biaya lain seperti memperpanjang waktu penitipan sampai pukul 19.00 misalnya ,dan pemberitahuan besarnya biaya yang akan dibebankan baru akan datang pada bulan maret nya ,saya sendiri menerima surat pemberitahuan nya pada 22 Maret kemarin ,kalau mau tahu lebih cepat kita bisa mengetahui simulation nya melalui cara hitung otomatis dengan jumlah shiminzei yang kita bayarkan tiap bulan nya disini

Jenis-jenis Hoikuen di Jepang

jenis hoikuen itu terbagi tiga ,ada yang jenis ke 1 ,2 ,dan ke 3 biasa nya dalam bahasa jepang 1号認定 (ichi go nintei)、2号認定 (ni go nintei)、3認定 (san go nintei) ,yang adalah :

1号認定 : bagi ibu/ayah rumah tangga yang ingin berbelanja namun repot dengan si kecil ,atau ingin beres-beres rumah tetapi repot dengan si kecil atau juga bagia ayah/ibu yang ingin meluangkan waktu nya dengan refreshing atau bisa disebut dengan me time bisa mengajukan hoikuen jenis ini ,namun hoikuen jenis ini hanya bisa dititipkan beberapa jam saja dan hanya maksimal 3x setiap bulan nya .ini adalah bagian dari program pemerintah yang mana membantu para ibu/ayah dalam mengurangi beban kesibukan yang dirasa sudah terlalu berat

2号認定 : Jenis hoikuen untuk anak usia 3 tahun ke atas ,boleh mengajukan pendaftaran apabila kedua orang tua adalah pekerja ,sakit ,sedang melanjutkan pendidikan ,berkebutuhan khusus ,dan lain-lain .

3号認定 :  Jenis hoikuen untuk anak usia dibawah 3 tahun ,boleh mengajukan pendaftaran apabila kedua orang tua adalah pekerja ,sakit ,sedang melanjutkan pendidikan ,berkebutuhan khusus ,dan lain-lain .

Apabila pendaftaran hoikuen dijepang ditolak

Apabila hal diluar dugaan terjadi ,setelah proses yang dilakukan di atas sudah benar namun pendaftaran kita di tolak ,apa yang harus kita lakukan ?

Pendaftaran di tolak ,selain karena tidak memenuhi unsur layak/tidak nya si kecil di daftarkan ke hoikuen ,kapasitas hoikuen yang kita inginkan  sudah terpenuhi pun menjadi salah satu alasan mengapa pendaftaran kita ditolak .

Jadi apabila hal tersebut terjadi, biasanya pada saat melakukan pendaftaran, pihak shiyakusho akan menanyakan apabila kapasitas hoikuen yang dipilih penuh, alternatif lain nya yaitu mencari hoikuen yang masih kosong ,dalam hal ini pihak shiyakusho akan menanyakan apakah kita berkeinginan untuk di carikan hoikuen yang masih kosong oleh pihak shiyakusho  atau memilih mencari sendiri ,jika memilih untuk menyerahkan sepenuhnya ke pihak shiyakusho biasanya akan ada pemberitahuan via telepon dan menyarankan beberapa hoikuen yang masih bisa terisi ,namun apabila mencari alternatif sendiri ,kita harus melakukan proses tersebut mulai dari awal seperti mensurvei tempat yang akan dipilih ,dan melakukan pendaftaran sama seperti saat kita mendaftar pertama kali dan menunggu pengumuman keputusan pada bulan maret mendatang ,atau sebelum tahun ajaran baru di buka .

Kesimpulan Cara Mendaftar Hoikuen Dijepang ;

  1. Mengambil formulir di shiyakusho dan menanyakan jadwal pembukaan dan penutupan pendaftaran
  2. Survey hoikuen yang akan dituju
  3. Mengisi formulir pendaftaran
  4. Mengisi surat pengantar keterangan bekerja dari perusahaan tempat bekerja
  5. Melakukan Mensetsu
  6. Menunggu pengumuman

Sekian yang bisa saya sampaikan mengenai cara mendaftar hoikuen dijepang ,terimakasih sudah mengunjungi tulisan saya.

Baca Juga Cara Mengurus Gensen

Cara Mendaftar hoikuen dijepang, cara mendaftar hoikuen dijepang ,Cara Mendaftar Hoikuen dijepang 

Leave a Reply

Your email address will not be published.